KVKK’dan Veri Sorumlularına Önemli Uyarı: Sözlü Bilgilendirme Tek Başına Yeterli Değil!

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), veri sorumlularına yönelik önemli bir bilgilendirme yaparak, ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin başvurularının nasıl sonuçlandırılması gerektiğine dair usul ve esasları hatırlattı. Kurumun yayımladığı “İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu”, veri sorumlularının başvuru süreçlerini doğru yönetmeleri konusunda kritik önem taşıyor.

KVKK, veri sorumlularının, kişisel verilerine ilişkin taleplerini ileten ilgili kişilerin başvurularını en geç 30 gün içinde sonuçlandırma yükümlülüğünü hatırlattı. Kurumun yaptığı incelemelerde, bazı veri sorumlularının bu başvuruları yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim yöntemleriyle yanıtladığı tespit edildi. Bu durumun, Kanun kapsamında verilmesi gereken resmi cevabın yerini tutmadığı vurgulandı.

Sözlü İletişim Resmi Cevabın Yerini Tutmuyor

Başvuru sürecinde ek bilgi alınması, konunun açıklığa kavuşturulması veya süreç hakkında bilgilendirme yapılması amacıyla ilgili kişilerle sözlü iletişim kurulabileceği belirtilen duyuruda, bu görüşmelerin hiçbir şekilde Kanun kapsamında verilmesi gereken resmi ve yazılı cevabın yerine geçmeyeceği açıkça ifade edildi.

Cevaplar Yazılı veya Elektronik Ortamda Olmalı

KVKK, başvurulara verilecek cevapların yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesinin, ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanabilmesi ve olası şikayet ile inceleme süreçlerinin sağlıklı yürütülebilmesi açısından büyük önem taşıdığını belirtti. Ayrıca, başvuru sürecinin gerektiğinde yargı mercileri önünde belgelendirilebilmesi için de cevapların yazılı veya elektronik formatta iletilmesi gerektiğine dikkat çekildi.

Veri Sorumlularına Çağrı

Kurum, veri sorumlularına, başvuruları mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak sonuçlandırmaları ve cevaplarını yazılı veya elektronik ortamda bildirmeleri çağrısında bulundu. Verilecek cevaplarda, taleplerin hangi kapsamda karşılandığının açıkça belirtilmesi, karşılanmayan veya reddedilen talepler için ise açık ve anlaşılır gerekçelere yer verilmesi gerektiği kaydedildi. KVKK, sözlü bilgilendirmenin sürece katkı sağlayabileceğini ancak resmi cevabın mutlaka yazılı veya elektronik olarak iletilmesi gerektiğini bir kez daha hatırlattı.